Een vergaderruimte regelen, vergeet de formaliteiten niet!

Moet je voor je werk een vergadering regelen, dan komt er wel heel wat bij kijken. Er is meer nodig dan enkel maar de vergaderruimte regelen. Zo moeten er ook uitnodigingen verstuurd worden, de catering moet geregeld worden, andere praktische zaken moeten bekeken worden… Lees hieronder gerust even andere tips door.

Vergaderzaal boeken
Eerst en vooral moet je een vergaderruimte in Breda boeken natuurlijk. Weet je niet goed waar te boeken, bekijk dan goed wat je voorgangers gedaan hebben: waren ze tevreden dan over deze locatie of net niet? Weet je iets niet zo goed, aarzel dan niet om vragen te stellen aan je collega’s. Er zal vast wel al iemand dit ook al gedaan hebben in het verleden.

Vergeet de uitnodigingen niet
Wanneer de vergaderruimte geboekt is, en je weet zeker dat deze ruimte dan ook vrij was, dan kan je beginnen aan het versturen van de uitnodigingen. Bedenk dus heel goed wie je in je vergadering wenst en verstuur de uitnodigingen tijdig, zodat deze vergadering ingepland kan worden. Bekijk ook goed vooraf wie deze uitnodigingen verstuurt: doe jij doet of doet een secretaresse van jou dit? Spreek zeer goed af wie dit op zich zal nemen. Zo vermijd je dat sommigen niet uitgenodigd worden of dat anderen net 2 maal uitgenodigd worden.

Praktische zaken regelen in de vergaderruimte
Bekijk ook goed vooraf wat je allemaal nodig hebt in je vergaderruimte: staan er stoelen genoeg voor je genodigden, of moet je er bij plaatsen? Is er een projector aanwezig indien je deze zou nodig hebben voor je vergadering? Zijn de papieren al afgedrukt voor de genodigden zodat ze de vergadering kunnen meevolgen en liggen deze op dat moment ook al klaar voor hen….

Catering voorzien in de vergaderruimte
Een vergadering zonder hapjes en drankjes bestaat natuurlijk niet. Daarom moet je altijd zorgen dat er voldoende voedsel en drank voorzien wordt. Bekijk daarom bij het regelen van je vergaderruimte of dit inbegrepen is, of dat je dit nog apart moet bestellen. Zo voorkom je dat er geen catering is bij je vergadering, of dat er net veel te veel besteld is. Probeer ook rekening te houden met de alergieën van sommige mensen en probeer een gevarieerd aanbod te brengen in voedsel en drank.

Wanneer je rekening probeert te houden met al deze tips, dan kan het eigenlijk bijna niet meer fout gaan op je vergadering!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *